Schwerin – Die Landesregierung Mecklenburg-Vorpommern wird nach knapp zehn Jahren Nutzung ihrer bisherigen elektronischen Aktenführung mit einer neuen elektronischen Akte ausgestattet. Die Beschäftigten in Ministerien und Staatskanzlei arbeiten bereits mit einem elektronischen Aktenverwaltungssystem. Mit dem jetzt neu beschafften System werden erstmals alle Landesbehörden in die elektronische Aktenverwaltung einbezogen.
„Elektronische Akten sparen Zeit: Sie müssen nicht von Hand zu Hand weitergegeben und Vorgänge können so schneller abgearbeitet werden. Papierberge gehören der Vergangenheit an“, sagte Digitalisierungsminister Christian Pegel. „Innerhalb der Landesregierung haben wir den Wert der Einführung der elektronischen Akte in den letzten zehn Jahren vor allem im pandemiebedingten Lockdown sehr deutlich gespürt – Homeoffice war dank elektronischer Akten ohne Substanzverluste in der täglichen Arbeit gut möglich“, so Pegel. Das Land habe jetzt für die zweite Generation der eAkten-Software in der Landesverwaltung der Fabasoft Deutschland GmbH mit deren E-Aktensoftware eGov-Suite den Zuschlag erteilt. Die neue E-Akte werde nun zügig in den Behörden eingeführt.
„Die elektronische Akte ist ein wichtiger Baustein bei der Digitalisierung der Verwaltung. Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen sollen Anträge bei Behörden künftig online stellen können – daran arbeitet das Land mit dem Bund, den übrigen Bundesländern und den Kommunen intensiv. Die Bearbeitung in den Behörden muss folglich auch elektronisch funktionieren“, so Pegel. Dazu komme, dass mobiles Arbeiten auch für die Landesverwaltung inzwischen wichtiger Teil des Arbeitsalltags sei. Eine elektronische Akte gehöre zu einer zukunftsfähigen Ausstattung.
Zur Vergabe sagt der Minister: „Die Landesregierung hat sich für die ‚eAkte 2.0‘ für ein Produkt entschieden, das auf verschiedenen Geräten bei Wahrung von Informationssicherheit und Datenschutz genutzt werden kann, auf einem Rechner genauso wie auf einem Notebook oder Smartphone.“ Künftig sollen ca. 15.000 Beschäftigte der Landesverwaltung mit der E-Akte arbeiten. Bislang waren es rund 2.500.
„Für die Einführung haben wir uns einen straffen Zeitplan gesetzt. Noch in diesem Jahr werden wir in enger Abstimmung mit dem Softwareanbieter und den beteiligten Behörden mit den ersten Einführungsprojekten beginnen. Schon Ende 2024 sollen alle Landesbehörden mit der neuen Aktenführung arbeiten“, skizziert Christian Pegel die Zeitschiene.
Das aufwändige europaweite Vergabeverfahren war notwendig geworden, nachdem der bisherige Betreiber der E-Akte mitgeteilt hatte, dass Betreuung und Updates für die bisher verwendete Software auslaufen werden. Bei der Suche nach einem Nachfolgeprodukt hat das Land besonderes Augenmerk auf Software-Ergonomie und Barrierefreiheit gelegt. Ergebnis ist ein leistungsstarkes und leicht zu bedienendes System, für das zudem noch das wirtschaftlichste Angebot vorlag.